EDYS - Elektronik Doküman Yönetim Sistemi
Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri; elektronik ortamda dokümanların oluşturulması , versiyonlanması , izlenilmesi , dağıtılması ve erişilmesi gibi süreçleri en aza indiren sistemler bütünüdür. Günümüzde özellikle kurumsal firmalar ve kamu kuruluşlarında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir ortamda kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları büyük maliyetlere neden olmaktadır. İşte Elektronik Doküman Yönetim Sistemi de dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işleyip saklamak ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, müşteri, ilgili gibi türlü ayrıntıda bilgilerle ulaşabilmek için kullanılan sistemdir.
Neden EDYS?
Kurumların doküman yönetim sistemlerini kullanmasını gerektirecek nedenleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
- Tüm dokümanlarin tek bir yerde saklanılması ve buradan erişilmesi
- Fiziki arşivleme ve doküman yönetim maliyetlerini azaltması
- Doküman sürümlerinin sorunsuz takip edilebilmesi
- Diğer sistemlerle yapılan entegrasyonlar sonucu iş süreçlerinin hızlanması
- Karar alma sürecinin kısaltılması
